Ia memberi maklumat kepada pelatih tentang bagaimana
untuk menganalisa dan memproses maklumat yang didapati daripada sumber lain.
Penganalisisan maklumat ini boleh dibuat melalui
mana-mana proses pembuktian dan pembaikan yang boleh terdiri daripada hanya
membuat kesimpulan berdasarkan maklum balas dalam bentuk lembaran yang
menyimpan maklumat tersebut.
CIRI- CIRI ANALISIS
MAKLUMAT
Terdapat 3 ciri-ciri analisis maklumat :
1.
Mengumpul dan
menyusun maklumat
·
Maklumat dikumpul dan
disusun dalam format yang sesuai untuk dianalisa, ditafsir dan disebar
berdasarkan kepada kehendak organisasi.
·
Maklumat yang disimpan
oleh sesebuah organisasi organisasi baoleh diakses dan ditafsir untuk ketepatan
dan sesuai dengan kehendak organisasi yang telah ditetapkan.
·
Maklumat dikemaskini,
diubahsuai, dijaga dan disimpan berdasarkan kehendak organisasi.
2.
Menyelidik dan menganalisa
maklumat
·
Objektif kajian
ditakrif dengan jelas dan konsisten mengikut kehendak organisasi.
·
Data kajian yang
digunakan adalah sah dan relevan bagi tujuan penyelidikan.
·
Kesimpulan disokong
dengan bukti dan menyumbang kepada pencapaian objektif perniagaan.
3.
Membentangkan
maklumat
·
Cadangan dan isu-isu
yang dibentangkan dalam format yang sesuai, gaya dan struktur menggunakan
teknologi perniagaan yang sesuai.
·
Struktur dan format
laporan yang jelas dan bersesuaian dengan kehendak organisasi.
·
Hasil kajian
dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi.
JENIS- JENIS MAKLUMAT
Sebelum kita boleh menganalisis maklumat ini, kita perlu
memahami jenis maklumat yang berbeza. Berikut adalah bentuk-bentuk utama
maklumat dalam persekitaran kerja yang biasa :
·
Memorandum atau
memo merupakan sejenis komunikasi bertulis yang digunakan secara meluas sebagai
komunikasi dalaman di sesebuah pejabat. Ia boleh ditulis oleh:
Seorang individu kepada individu yang lain Satu jabatan ke jabatan yang lain Seorang individu kepada kakitangan di peringkat yang
berbeza dalam sesebuah organisasi.
Tiada satu format memo yang diterima secara universal. Berikut
merupakan senarai beberapa bahagian asas yang sering ada dalam memo :
·
Kepala memo
·
Baris ‘ Kepada’
·
Baris ; Daripada’
·
Baris ‘ Tarikh’
·
Baris ‘ Perkara’
·
Baris bahagian ‘isi’
·
Tandatangan
4.
SURAT MENYURAT
Bahagian penting yang perlu ada dalam surat perniagaan
adalah seperti yang berikut :
4.1
Bahagian Utama Surat
·
Kepala surat
·
Alamat pengirim
·
Rujukan
·
Tarikh
·
Alamat penerima
·
Baris ‘ untuk
perhatian’
·
Salutasi
·
Baris ‘perkara’
·
Tandatangan, Nama dan
Jawatan
·
Lampiran
·
Notasi ‘ Carbon Copy’
4.2
Kualiti yang penting dalam penulisan surat perniagaan
yang baik
·
Menulis dengan tepat
dan betul
·
Menulis secara
ringkas dan tepat
·
Menulis dengan jelas
·
Menulis dengan sopan
·
Menulis secara
konsisten
5.
LAPORAN
5.1
Siapa yang memulakan Penulisan laporan ?
Laporan
secara sukarela dibuat atas inisiatif sendiri.
5.2
Perkara yang
terkandung dalam sebuah laporan ?
Perbendaharaan
kata dan format sebuah laporan ditentukan oleh perkara yang dilaporkan.
5.3
Bilakah laporan
disediakan ?
Laporan
rutin diserahkan secara berulang ( harian, mingguan, bulanan, suku tahun, dan
setiap tahun )
5.4
Kemanakah laporan
dihantar ?
Laporan
dalaman yang digunakan oleh organisasi secara amnya kurang formal daripada
laporan luaran yang dihantar kepada orang luar.
5.5
Kenapa laporan
disediakan ?
Laporan
bermaklumat menumpukan kepada fakta.
5.6
Bagaimanakah
penerimaan pembaca ?
Apabila
pembaca bersetuju dengan kandungan laporan, bahan itu dikemukan dengan
jelas,bermula dengan idea utama dapatan utama, kesimpulan dan cadangan.
5.7
Bagaimana sebuah
organisasi menggunakan laporan ?
Laporan
adalah seperti jambatan, merentasi masa dan ruang. Organisasi menggunakannya
untuk menyediakan hubungan formal dan sah di kalangan orang ramai, tempat dan
masa.
Walaupun
laporan perniagaan adalah untuk pelbagai tujuan, kebanyakan laporan digunakan
untuk satu daripada enam tujuan umum yang berikut :
·
Memantau dan mengawal
operasi
·
Membantu melaksanakan
polisi dan prosedur
·
Mematuhi keperluan
undang-undang atau peraturan
·
Mendapatkan perniagaan
dan dana yang baru
·
Mendokumentasi kerja
yang dilakukan untuk klien
·
Membimbing keputusan
atau isi tertentu.
No comments:
Post a Comment